قرارداد الکترونیک وکالت
بر اساس بند (ش) تبصره ی 6 قانون بودجه ی سال 1399 از آذر ماه سال 1399، وکلاء، مشاوران و سردفتران مکلف به ثبت قراردادهای خود با موکلین یا مشتریان در سامانه ی قرارداد الکترونیکی هستند، و برابر قانون فوق از تاریخ 1399/9/1 قراردادهای مشمول فقط به صورت الکترونیکی معتبر و مورد پذیرش می باشد، در این راستا برای وکیل یک شناسه (یکتا ) صادر می شود که این شناسه، مبنای شناسایی وکیل خواهد بود.
در مقدمه ی انجام این فرآیند، وکلا باید به
الف) اینترنت
ب) وسیله ی الکترونیکی (رایانه، تلفن همراه هوشمند و..)
پ) داشتن نام کاربری در سامانه ی خدمات الکترونیک قضایی وکلاء و کارشناسان دسترسی داشته باشند.
در قدم اول وکلا با وارد شدن به سامانه ی مذکور به قسمت سامانه ی وکلاء وارد شده، سپس در سامانه ی خودکاربری شماره ی ملی و رمز شخصی خود را وارد می نمایند، بعد از وارد کردن این اطلاعات، سامانه از شما یک رمز موقت می خواهد که بعد از وارد کردن رمز صفحه ی بعدی، صفحه ی اول سامانه ی خودکاربری است (این سامانه خودکاربری سامانه ی ویژه ی وکلاست).
بعد از ورود به این صفحه عنوان قرارداد الکترونیک وکالت وجود دارد که با کلیک بر روی آن یک فهرست اصلی نمایش داده می شود و باید از روی فهرست به تکمیل مطالب مندرج پرداخت.
- ابتدا در صفحه ی پیش رو مشخصات وکیل قابل رویت می باشد و باید نوع وکالت (عادی، معاضدتی، تسخیری، تبرعی) را مشخص کرد، بعد از پر کردن این اطلاعات زمانی که به جز خودتان (وکیل) می خواهید وکیل دیگری را هم اضافه نمایید با گزینه ی افزودن می توانید آن وکیل را به قرارداد در دست تنظیم اضافه نمایید (شما می توانید با درج شماره ملی و تاریخ تولد وکیل مذکور اطلاعات مورد نظر در صفحه را بازیابی نمایید، این اطلاعات به صورت خودکار نمایش داده خواهند شد.) حال نحوه ی مداخله ی وکیل ثانی را هم در بالای صفحه انتخاب کنید (متفقا یا مجتمعا). سپس می توانید سهم هر یک از وکلا در حق الوکاله ی تعیین شده به صورت درصدی (انتخابی با به تساوی)مشخص نمایید.
- مرحله ی بعدی (سامانه ثبت قرارداد الکترونیک برای وکلا ) وارد کردن مشخصات موکل است (در نظر داشته باشید هیچ جای خالی برای وارد کردن مشخصات وجود ندارد و وکیل باید در پایین صفحه گزینه ی افزودن را برای درج مشخصات موکل کلیک کند.) حال برای وارد کردن مشخصات موکل باید شماره ی ملی موکل و تاریخ تولد موکل را وارد کرده که با وارد کردن این دو مورد، خود به خود اطلاعات موکل از سامانه ی ثنا بازخوانی می شود بنابراین فقط موکلانی را می شود در این سامانه بازیابی کرد که قبلا در سامانه ی ثنا ثبت نام کرده اند. بعد از انجام این فرآیند دکمه ی بازیابی به رنگ نارنجی را کلیک کرده تا در این مرحله نیز اطلاعات به صورت خودکار بازیابی شوند. در صورت تعدد موکلین گزینه ی افزودن در صفحه ی پیش رو برای وارد کردن مشخصات موکل بعدی موجود است. حال این موکل می تواند شخص حقیقی باشد یا شخص حقوقی (عمومی، دولتی، خصوصی) شناسه ی ملی که برای موکل دوم نیاز است، لازم به ذکر است که برای اشخاص حقوقی شناسه ی یکتاست که بعد از وارد کردن این شناسه و با کلیک بر روی دکمه ی بازیابی اطلاعات شخص حقوقی بازیابی خواهد شد. (در صورتی که شناسه ی شخص حقوقی دوم مشخص نیست به راحتی می توان از طریق سامانه ی اینترنتی بازبینی شناسه ی ملی که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک راه اندازی شده است با وارد کردن نام شخص حقوقی و سپس کلیک بر روی کلمه ی جست وجو به شناسه ی شخص حقوقی دست پیدا کنید. سپس بعد از پیدا کردن شناسه آن را وارد کرده دکمه ی بازیابی را مانند مراحل پیشین برای بازیابی خودکار اطلاعات کلیک کنید.)
- گاهی مراجعه کننده نماینده ی (قانونی- قراردادی-قضایی) اشخاص هستند، حال به جای شخص مورد نظر مشخصات نماینده باید در سامانه درج شود. در این صورت نماینده باید در سامانه ی ثنا برای بازیابی اطلاعاتش ثبت نام کرده باشد. برای درج اطلاعات نماینده بر روی کلمه ی “افزودن” کلیک کرده، این نماینده می تواند ولی، قیم، مدیر شرکت، وکیل، وصی و.. باشد. برای درج اطلاعات نماینده مانند موارد مذکور پیشین شماره ملی و تاریخ تولد شخص را درج کرده و با کلیک بر روی بازیابی اطلاعات شخص به صورت خودکار وارد سامانه می شود.
نکته الف: حتما باید نوع نمایندگی نیز مشخض شود.
نکته ب: قرارداد را نماینده امضا می کند و دیگر امضای اصیل نیاز نیست.
همانطور که فرض تعدد وکلا و موکلین را بیان کردیم، فرض تعدد نمایندگان هم متصور است (به عنوان مثال شرکت به عنوان شخص حقوقی بیش از دو مدیر داشته باشد.) در اینجا هم با کلیک بر روی گزینه ی افزودن در پایین صفحه، صفحه ی جدیدی باز می شود که می شود نماینده اضافه کرد که بازهم برای بازیابی اطلاعات نیازمند وارد کردن شماره ملی و تاریخ تولد شخص نماینده است.
نکته: می توان در هر مرحله برای ویرایش صفحه ی قبلی اقدام کرد.
4.با کلیک بر روی مرحله بعدی (سامانه ثبت قرارداد الکترونیک برای وکلا) در این مرحله باید طرف یا طرفین دعوا را مشخص نمود. در این صفحه برای مشخص کردن طرفین دعوا دو گزینه با نمایش گذاشته شده است: الف) شخص حقیقی یا حقوقی ب) یک یا چند طرف دعوای مشخص
برای انتخاب هر یک بر روی گزینه ی افزودن کلیک می کنیم. حال فرض بر این است که ما فقط مشخصات بسیار کمی را از طرف دعوا در دسترس داریم و این فرض مشکلی را برای ثبت مشخصات ایجاد نخواهد کرد ولی اگر تاریخ تولد آن شخص را هم بدانیم می توانیم به راحتی از سامانه ی ثنا (در صورت ثبت اطلاعات) اطلاعات شخص مذکور را بازیابی نماییم. در این مرحله نیز با کلیک بر روی گزینه ی افزودن تعداد طرفین دعوا را افزایش داد.
حال ممکن است طرف دوم دعوا شخص حقوقی باشد که اگر شناسه ی ملی شخص حقوقی مذکور را داشته باشیم به راحتی می توانیم اطلاعات شخص حقوقی مذکور را بازیابی نماییم ولی اگر فقط اسم هم از شخص حقوقی داشته باشیم کافی است.
- مرحله ی بعدی انتخاب موضوع وکالت است. در این مرحله به صورت پیش فرض موضوعات وکالت متعددی وجود دارد که اگر بخواهیم می توانیم برخی از آن ها حذف کنیم (با کلیک بر روی کلید قرمز رنگ کنار موضوع مدنظر) و یا حتی موضوعات مورد نظری که به صورت پیش فرض وجود ندارد با استفاده از دکمه ی افزودن و تعیین موضوع اضافه کرد.
- سپس با ورود به مرحله ی بعد می توان به تعیین دامنه ی اختیارات وکیل پرداخت، در این مرحله هم امکان کم و اضافه کردن اختیارات وکیل وجود دارد. نکته: برخی از شرایط به نفع وکلا وجود دارد که قابل حذف کردن نیست.
- قبل از پایان مراحل وارد مرحله ی تعیین حق الوکاله خواهید شد. شما باید نحوه ی پرداخت حق الوکاله را مشخص کنید (وجه نقد یا غیر نقد) اگر وجه نقد را انتخاب کنید میزان حق الوکاله را در صفحه ی مذکور نوشته که قابل ویرایش است. اگر میزان حق الوکاله غیر نقدی باشد (به عنوان مثال 50 سکه ی بهار آزادی) معادل ریالی آن را وارد کنید. شرایط پرداخت را هم می توانید در این مرحله اضافه نمائید.
پایان فرآیند اول
این قرارداد را باید ثبت موقت کنیم، شماره ی قراداد در صفحه به نمایش گذاشته می شود که باید سریع آن را یادداشت نمود زیرا در صورت فراموشی باید فرآیند را از ابتدا طی نمود. در مرحله مشاهده خواهید کرد که گزینه های خاکستری رنگ سبز شده که بدان معناست که می توانیم مراحل بعدی را طی کنیم.
می توانیم اسناد موردنظر (مثل سند وکالت و..) را پیوست کنیم که البته پیوست اسناد الزامی نیست.
سپس بر روی چاپ پیش نویس کلیک کرده تا شکل قرارداد برایتان مشخص شود.
- حال در این مرحله باید امضای الکترونیک موکل، وکیل یا نماینده ی را ذیل قرارداد الکترونیک درج کنیم، اگر کلید آبی جلوی اسم وکیل را کلیک کنید امضای شما (وکیل) درج می شود. برای اینکه موکل یا نماینده امضا کند سامانه برای طرف یک رمز یکبار مصرف ارسال می کند و آن شخص آن کد را برای شما (وکیل) ارسال می کند سپس وکیل با درج شماره و کلیک بر روی دکمه ی آبی امضای الکترونیکی طرف را در قرارداد درج می کند. سپس پیامی مبنی بر درج امضای الکترونیکی برای شما ارسال می شود. امضا را می توانید در صفحه ی چاپ مشاهده نمایید.
مرحله ی آخر
این مرحله تایید نهایی قرارداد الکترونیک است. حال قرارداد امضا شده کافی است وکیل آن را تایید نهایی نماید، تا وقتی تایید صورت نگرفته است گزینه ی ابطال فعال است. با زدن کلید تایید نهایی و ارسال کد رهگیری کار تمام شده است. لازم به ذکر است که می توان بعد از کد رهگیری با مراجعه به قسمت چاپ اقدام به اخذ پرینت قرارداد الکترونیکی نمود.
در راستای سامانه ثبت قرارداد الکترونیک برای وکلا چند نکته را باید مد نظر قرارداد که این نکات عبارتند از:
– گاهی اوقات وکلای عزیز در موسسات و نهاد های غیر قضایی به ارائه ی قرارداد الکترونیک خود می پردازند، این نهاد ها می توانند از طریق شبکه ی مرکز تبادل اطلاعات ملی اصالت قرارداد الکترونیکی وکلای عزیز را استعلام کرده و اصالت آن را مشخص نمایند. در غیر این صورت وکلای عزیز می توانند با در دست داشتن پرینت قرارداد الکترونیکی مورد نظر خود به موسسه ها و نهاد های غیر قضایی مراجعه نمایند.
– مبحث چالشی دیگر برای قرارداد الکترونیکی وکلا بحث ابطال تمبر است، وکلای عزیز باید توجه داشته باشند که در قدم نخست و در صفحه ی قرارداد الکترونیکی بحث ابطال تمبر مطرح نمی شود، بحث تمبر وکالت نامه در جایی مطرح و محاسبه می شود که دادخواست را تقدیم می کنید. پس شما در ابتدا قرارداد الکترونیک خود را ثبت می کنید (بحث مالی مطرح نمی شود)، سپس با ارائه ی شماره پیگیری ارسال شده به دفتر خدمات قضایی و یا از طربق سامانه ی خود کاربری وکلا در زمان تقدیم دادخواست بحث هزینه ها مطرح خواهد شد.
نکته: اگر وکیل در اواسط دعوای مطروحه وارد پرونده شده باشد، در شعبه ی مورد نظر هزینه ی تمبر محاسبه خواهد شد.
– تا زمانیکه قرارداد الکترونیکی نهایی نشده است و در مرحله ی ثبت موقت قراردادرید امکان ابطال قرارداد برای شما وجود دارد. در صورت درج امضاها و نهایی شدن قرارداد دیگر امکان ویرایش و ابطال قرارداد وجود ندارد و آثار قانونی بر آن قرارداد بار می شود.
– با یاد داشته باشید اسنادی که برای بارگذاری آماده کرده اید حتما اصل و یا برابر اصل باشند.
در راستای پاسخ به این پرسش که موکل چگونه می تواند قرارداد فی مابین خود وکیل را مشاهده کند و از وکالت نامه مطلع شود دو پاسخ برای این سوال متصور است:
الف) وکالت نامه ی مورد نظر از طریق وکیل برای موکل ارسال شود
ب) مراجعه به دفاتر خدمات قضایی